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Eventgeschichten

Jedes Event ist etwas ganz besonderes und jedes Event schreibt seine ganz eigene Geschichte mit all seinen Herausforderungen und den unterschiedlichsten Wegen, die zu spannenden und erlebnisreichen Lösungen führen. Gönnen Sie sich einen Kaffee und lehnen Sie sich zurück, um mehr über das Eventleben von Graf Coprorate Events zu erfahren.

Herr M. und die Showband

Wir bei Graf Corporate Events sind in einer wirklich glücklichen Lage: Wir lieben unsere Arbeit, und dafür lieben uns unsere Kunden! Und manchmal fängt die große Liebe schon mit unserem Angebot an. So wie bei dem 50. Geburtstag von Herrn M. Nachdem wir unser Veranstaltungskonzept im Pitch eingereicht hatten, erhielten wir nur kurze Zeit später den Zuschlag. „Ich konnte meine Geburtstagsfeier schon bildlich vor mir sehen“, begründete Herr M. seine Entscheidung.

Mit großem Elan legten wir los. Rund 120 Familienmitglieder aller Generationen, Freunde und Geschäftspartner galt es in einem historischen Fabrikgebäude, das Herr M. sich bereits im Vorfeld als Location ausgesucht hatte, zu verwöhnen. Neben Ambiente und Catering war es vor allem der Faktor Unterhaltung, der dem Geburtstagskind am Herzen lag. So organisierten wir unter anderem ein Weltmeisterpaar im Lateinamerikanischen Tanz und eine Cocktailshow, die auch schon in Las Vegas gefragt war. Für Stimmung und Tanz sollte eine gute Showband her. Doch mit unseren Vorschlägen konnte der Gastgeber sich nicht anfreunden. Es wurde klar: Es ging nicht darum, irgendeine der vielen guten Show- oder Eventbands zu engagieren. Es ging darum, die genau richtige Showband zu finden, mit der der Jubilar seinen Gästen und sich selbst ein unvergessliches Geschenk bereiten wollte.

Nachdem wir die „Reset“-Taste gedrückt hatten, wurde unsere Recherche schließlich mit der perfekten Showband belohnt. Die Mitglieder der gefundenen Band hatten wahrlich hochkarätige Referenzen vorzuweisen und schon prominente Einzelkünstler begleitet. „Das ist genau das, was ich wollte“, freute sich der Jubilar, und bat uns, für ausgewählte Lieder zusätzlich eine Star-Sängerin unter Vertrag zu nehmen.

Mit unserem Veranstaltungskonzept, dem exquisiten Catering und vor allem mit der ausgefeilten künstlerischen Ausgestaltung der abendlichen Geburtstagsfeier gelang es uns, Herrn M. und seinen Gästen eine emotionale und energiegeladene Feier zu bescheren. Die Showacts und die Speisenfolge waren minutiös aufeinander abgestimmt, und als die Macher der Cocktailshow den Staffelstab an die Showband weiter reichte, hielt es keinen Gast mehr auf seinem Stuhl.

Unserem Kunden Herrn M. danken wir von ganzem Herzen für seine lobenden Worte am Ende einer langen Nacht: „Ich wüsste nicht, was Sie hätten besser machen können.“

Weihnachtsmann meets Osterhase

oder Wie aus der guten alten Kundenweihnachtsfeier ein ganz besonderes Erlebnis wird

Sie haben schon x Kunden-Weihnachtsfeiern ausgerichtet. Alle waren schön und gut, das Essen lecker, die Gespräche anregend – aber ganz langsam, still und leise schleicht sich Routine ein und die ursprüngliche Begeisterung droht in Langeweile umzuschlagen?

Dann wird es Zeit für ein Event-Konzept, mit dem Sie Ihre Kunden wieder hinter dem Ofen hervorlocken.

Eine Idee unserer Erlebnis-Experten: Lassen Sie Weihnachten doch einfach mal ausfallen! … Und holen Sie es nach, wenn niemand mehr damit rechnet und auf eine Art und Weise, die Ihren Gästen lange in lebhafter Erinnerung bleiben dürfte.

Haben Sie Mut, eine Prise Humor und einen augenzwinkernden langen Atem? Halten Sie es aus, in der Vorweihnachtszeit, wenn Sie normalerweise Karten, Geschenke oder Einladungen an Ihre Kunden verteilen, einfach mal gar nichts zu machen und die Füße still zu halten? Dann ist unser Konzept „Weihnachtsmann meets Osterhase“ das Richtige für Sie!

Gerade wenn Ihre Kunden nach all der vorweihnachtlichen und feiertäglichen Hektik sich zu fragen beginnen, warum sie eigentlich von Ihnen noch nichts gehört haben, versenden Sie (zum Beispiel im Januar) eine „Sorry, dumm gelaufen“ Post. Darin geben Sie zu, dass Sie Weihnachten buchstäblich verpasst haben, dass Sie das Fest aber natürlich nachholen möchten. Nur wann, wo und wie können Sie Ihren Kunden leider noch nicht sagen – denn Ihnen ist ja gerade erst selbst aufgegangen, dass Sie Weihnachten vergessen haben…

Kurze Zeit später erhalten Ihre Kunden wieder Post von Ihnen. Mit der Ankündigung des Veranstaltungstermins erhöhen Sie das Interesse und steigern die Spannung. Nach und nach versenden Sie weitere Informations-Bausteine, bis die Gäste schließlich alle Event-Details bis zur Anfahrtsskizze zusammen haben.

Rund zwei Wochen vor Ostern ist dann der perfekte Moment gekommen, um die vergessene Weihnachtsfeier nachzuholen. In einem wunderschönen Landhaus empfängt eine Weihnachtsatmosphäre wie aus dem Bilderbuch Ihre Gäste. Zum Willkommen gibt es Glühwein und Punsch, der Weihnachtsbaum funkelt, und Vorspeise und Hauptgang entsprechen voll und ganz dem, was man von einem Weihnachtsmenü erwartet. Schließlich kommt sogar der Weihnachtsmann, um die Weihnachtsfeier mit seinem Auftritt zu krönen. Doch der hat die Rechnung nicht mit dem Osterhasen gemacht. Zwei Wochen vor Ostern ist nämlich dessen große Zeit gekommen, und nun geraten die beiden Charaktere – zur Gaudi der Zuschauer – heftig aneinander. Als es sogar so weit kommt, dass der Osterhase in seiner Wut die Geschenke des Weihnachtsmanns versteckt hat, müssen die Gäste mithelfen, sie wiederzufinden.

Während der munteren Weihnachtsgeschenk-Schnitzeljagd durch das Landhaus nutzen wir die Zeit, den Festsaal flugs von einem Weihnachtsmärchen in einen Ostertraum umzugestalten. So bekommt der Osterhase doch noch seinen rechtmäßigen Auftritt und die Gäste nehmen ihr Dessert in schönster Frühlingsatmosphäre ein. Ende gut, alles gut!
Möchten Sie Weihnachten auch einmal ausfallen lassen und auf besondere Weise nachholen? Sprechen Sie uns gerne an!

Eiffelturm last minute

Ein Wochenend-Trip nach Paris und der Eiffelturm steht nicht auf dem Programm? Das geht nicht. Das dachte sich auch unser Kunde, der acht Geschäftspartner in die „Stadt der Liebe“ einlud und uns mit der Reiseplanung und -organisation betraute. Und das – wie aus dem Lehrbuch für Eventmarketing – mehr als ein halbes Jahr vor dem gewünschten Reisetermin im Juli. Jedoch mit dem expliziten Briefing, dass man den Eiffelturm nicht besteigen wolle…

So weit, so gut. Das geplante Reisedatum rückte näher und wir übergaben die fix und fertigen Reiseunterlagen an unseren Kunden. Das Abenteuer Paris konnte beginnen!

Wenn unser geschätzter Kunde nicht knapp zehn Tage vor Reisetermin seine Meinung geändert hätte. Nun hieß es: „Paris ohne Eiffelturm? Pas possible!“ Und das mitten in der Hochsaison und am liebsten ohne stundenlanges Anstehen zu Füßen des Pariser Wahrzeichens.

Was folgte, war eine kleine Odyssee, die auch uns erfahrenen Eventmanagern noch lange in Erinnerung bleiben wird. Nachdem wir alle gängigen Ticket-Quellen abgeklappert hatten und uns die Agenten vor Ort nur versprechen konnten, uns erst ein bis zwei Tage vor dem geplanten Besichtigungstermin eventuelle Restkarten verkaufen zu können, mussten wir andere Wege einschlagen. Ob Reisebus-Agenturen in Deutschland, Ticketportale in den Niederlanden oder Großbritannien oder in Frankreich selbst – wir holten uns eine Abfuhr nach der anderen ein. Auch unser lokaler Guide, der die Stadtführung begleiten sollte, wusste sich keinen Rat, und von Restkontingenten vor Ort war plötzlich auch keine Rede mehr.

Erbarmungslos tickten die Uhren. Wir wollten unserem Kunden und seinen Gästen das Erlebnis Eiffelturm auf jeden Fall ermöglichen! Kurzerhand legten wir eine letzte Nachtschicht vor dem Tag der Anreise ein.

Was wir dann erlebten, kam einem Wunder gleich. Eine Agentur an der Westküste der USA bot uns telefonisch die begehrten Eintrittskarten an, und wir konnten uns sogar ein Zeitfenster für die Besichtigung aussuchen! Noch während wir in der Leitung blieben, rückbestätigten die amerikanischen Kollegen die Eiffelturm-Tickets, unsere Eiffelturm-Tickets, mit Paris.

Nicht ohne Stolz vermeldeten wir unserem Kunden, dass seine Gruppe doch noch Paris von oben erleben könne, ohne lästiges Anstehen und ohne Zeitverlust in den Warteschlangen. Wir haben die Herausforderung gerne angenommen und den Wunsch unseren Kunden last minute möglich gemacht. Die Gruppe war tatsächlich pünktlich auf dem Eiffelturm!

Japanisches Dankeschön

Als unser Kunde Daihatsu uns mitteilte, dass das Unternehmen sich vom europäischen Markt verabschieden wolle, machte uns dies traurig und wir dachten an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Deutschland-Zentrale, mit denen wir lange vertrauensvoll zusammen gearbeitet hatten.

Umso schöner fanden wir die Geste, dass sich der japanische Autobauer mit einem hochwertigen Abschiedsfest bei seiner Belegschaft bedanken wollte, und freuten uns sehr, dass wir die Feierlichkeit ausgestalten durften. Der Abend sollte im Zeichen der japanischen Kultur stehen, um den deutschen Mitarbeitern ein letztes Eintauchen und vor allem das Im-Herzen-Bewahren zu ermöglichen. So wurde die Feier auf den Japan-Tag in Düsseldorf, der traditionell mit einem Feuerwerk gekrönt wird, datiert. Damit die Festgesellschaft einen herrlichen Blick auf das Feuerwerkspektakel genießen konnte, mieteten wir das Event in einen futuristischen Glasturm im MedienHafen von Düsseldorf ein. Eine Glaskuppel im obersten Stockwerk ermöglicht hier einen 360-Grad-Blick auf den Rhein und die Stadt.

Wir entwickelten ein Veranstaltungskonzept, das die große und aufrichtige Dankes-Geste Daihatsu den Mitarbeitern gegenüber zum Ausdruck bringen konnte. Daher entschieden wir uns, authentische japanische Künstlerinnen und Künstler einzuladen, die wir mit viel Feingefühl auswählten. Nach der Begrüßung mit japanischem Sushi aus der Hand eines japanischen Sushi-Meisters stimmte eine Shakuhachi-Spielerin die Gesellschaft auf den exklusiven Abend ein. Das Spiel auf dem für uns fremdländisch anmutenden Instrument, der japanischen Bambuslängsflöte, nahm die Gäste in seinen Bann. Im Kontrast dazu stand die Präsentation der ursprünglichen Kampfkunst Okinawa Karate, die ein Dojoleiter und seine Schüler eindrucksvoll vornahmen. Wen die spannenden Ausführungen zu der Geschichte der asiatischen Kampftechniken noch nicht vollends gefesselt hatten, dem geschah so beim Auftritt einer japanischen Kimono-Meisterin. Fasziniert beobachteten die Gäste, wie ein solches dreilagiges Gewand anzulegen und das Gürteltuch zu einer kunstvollen Schleife zu binden ist.

Ob es schließlich das riesige japanische Feuerwerk über Düsseldorf oder die ausgelassene Party im Anschluss war, die das Herz der scheidenden Daihatsu-Mitarbeiter bewegte – oder vielleicht der eine oder andere japanische Künstler, der den Abend über mit Charme und ehrlicher Freude die japanische Kultur vermittelt hat, lässt sich nicht sagen. Aber das große Abschieds-Dankeschön von Daihatsu an seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter war so, wie es war, in seiner Gänze unvergesslich.

Incentive-Wochenende „open air“

Wir übertreiben nicht, wenn wir hier schreiben, dass die Teilnehmer dieses Incentives noch heute, Jahre danach, von dem Wochenende schwärmen. Warum? Weil sie drei Tage erlebt haben, die unter die Haut gingen. Das Rezept: eine ausgewogene Mischung aus Spannung, Aktivität und Erlebnis für alle Sinne.

Aus dem Auftrag, für eine Incentive-Gruppe von 14 Geschäftsleuten eine Cabrio-Tour am Gardasee auszurichten, entwickelten wir die Idee, bereits die Reise zum Gardasee zum Erlebnis zu machen. So staunten die Teilnehmer, die lediglich wussten, dass es „in den Süden“ gehen würde, nicht schlecht, als sie, morgens am Münchener Flughafen angekommen, eine Flotte von sieben Cabrios erwartete. Der Nervenkitzel stieg, als sich Zweier-Teams formierten und diese – lediglich mit Rätselkarten und Navi-Koordinaten ausgestattet – auf Cabrio-Tour geschickt wurden.

Auf landschaftlich reizvollen Landstraßen, die zum „open air“-Fahren einluden, cruisten die sieben Teams gen Süden. Und genossen von der ersten Minute an das Freiheitsgefühl des Fahrens an der frischen Luft, den Fahrtwind, die Düfte des Frühlings… Die Koordinaten führten die Teilnehmer zu abwechslungsreichen Zwischenstopps, zum Beispiel zu einem Benediktinerkloster, einem Geigenmuseum und einem Weingut. Um zu erfahren, welches Ziel es als nächstes anzusteuern galt, hatten die Gäste vor Ort jeweils ein Rätsel zu knacken. Zur Belohnung gab es nicht nur die neuen Koordinaten, sondern auch ein kleines Andenken.

Mit großer Begeisterung erreichten alle Cabrio-Teams das Tagesziel in Garda am Gardasee. Bei einem gemeinsamen Abendessen in einem traditionellen Restaurant berichteten sich die Teilnehmer von ihren Erlebnissen und kontrastreichen Eindrücken auf ihrer Cabrio-Tour.

Am zweiten Tag sollte das Herz der Cabrio-Fahrer noch einmal höher schlagen. Ein örtlicher Cabrio-Guide führte die Kolonne den ganzen Tag lang über Schluchtenstraßen und Serpentinen zu spektakulär schönen Aussichtspunkten. In gleißendem Sonnenlicht lag der Gardasee der Gruppe zu Füßen. Auch ein Zwischenstopp bei der berühmten Schauderterrasse wurde eingelegt. Begleitet von kulinarischen Köstlichkeiten aus der Region genoss die Incentive-Gruppe den Gardasee mit allen Sinnen.

Am Sonntag klang das Cabrio-Abenteuer gemütlich aus. Nach einem letzten gemeinsamen Mittagessen in Innsbruck steuerten die Teilnehmer mit den Cabrios wieder den Münchener Flughafen an, um von hier aus die Heimreise anzutreten.

Vertriebstagung mit Wow-Effekt

Dass neue Lerninhalte besser haften bleiben und Impulse nachhaltiger wirken, wenn sie mit einem Erlebnis verknüpft werden, davon profitierten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einer Vertriebstagung der besonderen Art. Unser Kunde sprach uns mit der Zielsetzung an, seinem Vertriebsteam eine neue Plattform für Vertriebspartner vorstellen und diese Zusammenkunft gleichzeitig dafür nutzen zu wollen, dass die Kollegen sich besser kennenlernen können. Schnell begeisterten wir unseren Kunden von der Idee, dass eine sinnvolle Mischung aus Fachinhalt und Erlebnis den nachhaltigen Erfolg der Vertriebstagung ausmachen würde.

Zunächst ahnten die Vertriebskollegen noch nicht, dass diese Tagung einmal ganz anders ablaufen würde. Die Teilnehmer reisten abends an und checkten im Hotel ein. Doch anstatt mit einer PowerPoint-Präsentation begann der nächste Tag mit einem Wow-Effekt, stand vor dem Hotel doch nun eine ganze Flotte Oldtimer Spalier, und sogar ein Oldtimer-Bus war dabei. Ganz im Sinne des gegenseitigen Kennenlernens und des Teambuildings ging es nun in bunt gewürfelten Fahrgemeinschaften auf Oldtimer-Ausfahrt. Unterwegs waren die Vertriebler zum Rätsellösen an verschiedenen Stationen aufgefordert.

Im Rahmen dieser Erlebnis-Tagung gab es die erste „theoretische Einheit“ dann auch in einer speziellen, die Sinne anregenden Location: In einem Senfmuseum präsentierte unser Kunde seinem Vertriebsteam die neue Vertriebspartner-Plattform. Von hier aus ging es in wieder neu gemischten Fahrgemeinschaften und mit neuen Rätseln ausgestattet der nächsten außergewöhnlichen Tagungslocation entgegen: Auf Schloss Schwetzingen genoss die Gruppe auf barocke Art einen Fachvortrag. Bei Abendessen und Siegerehrung in einem urigen Biergarten klang die Tagung schließlich aus.

Das Tagungskonzept hat zu einem regen Austausch unter den Teilnehmern, viel Miteinander und großem Interesse an den Inhalten der Vertriebstagung geführt. Nicht nur die Gastgeber, sondern auch die Teilnehmerinnen und Teilnehmer waren begeistert und empfehlen das Konzept der Erlebnis-Tagung weiter!

Graf Corporate Events ist Ihre Eventagentur optimal gelegen zwischen den Großräumen Karlsruhe, Mannheim, Stuttgart und Frankfurt.

Kontakt

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Yvonne Graf
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